职场形象与沟通

商务邮件礼仪:主题、收件人和回复结构

邮件应让收件人快速判断为什么收到、需要他做什么以及何时处理。把行动放在正文前段,并标明必要背景。

怎么做

  1. 主题与收件人

    使用事项和时间构成主题,将负责决策的人放在收件人,抄送按知悉需要选择。

  2. 正文结构

    先写请求和时点,再补背景、附件与判断条件。附件标明名称与版本。

  3. 发送前核对

    检查收件人、附件权限、敏感信息与称呼。当线程转换议题时调整主题。

场景示例

主题可写“请周四前确认|来访日程 V2”。正文开头标出要确认的到场时间、席位名单和答复方式。

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